Debe elegirse el tratamiento del emisor (quien redacta el documento) y del receptor o destinatario (a quien se dirige) según el tipo de texto y la relación que existe entre el emisor y el receptor.

El tratamiento de cortesía neutro propio del español es el de señor o señora. Habitualmente se utiliza en los encabezamientos de cartas, convocatorias..., como fórmula de saludo, etc.

En cuanto al tratamiento protocolario, la tendencia actual es limitar su uso, ya que no concuerda con el estilo sencillo de las comunicaciones más habituales en la UOC. Solo se utiliza en actos solemnes y en comunicaciones con un elevado grado de formalidad.

Tratamiento del emisor

La persona que escribe el documento se puede referir a sí misma de varias maneras:

• Primera persona del singular (yo): comporta un estilo más directo y la individualización del emisor; de este modo pueden distinguirse las acciones, opiniones, decisiones, etc. propias de la persona que redacta de las de la entidad de la que forma parte, que se expresan en primera persona del plural.
   
• Primera persona del plural (nosotros): se usa en las comunicaciones en las que predomina el valor de la institución, el departamento o el centro desde el que se envían los documentos.
   
• Tercera persona del singular (él/ella): el uso de este tratamiento comporta el distanciamiento del emisor para con el receptor y reduce la importancia de la relación personal entre ambos. Actualmente este tratamiento se utiliza en pocos documentos, por ejemplo, en actas de reuniones o invitaciones.

Hay que ser coherente con la elección hecha y mantener el mismo tratamiento y las concordancias con los verbos y los pronombres a lo largo de todo el texto.

Tratamiento del receptor

La persona a quien se dirige un documento puede recibir distintos tratamientos:

• Tercera persona del singular (usted) o del plural (ustedes): actualmente este tratamiento es habitual en textos jurídicos y administrativos. Indica una relación respetuosa entre la persona que escribe y la que recibe el documento.
   
• Segunda persona del plural (vosotros): es un tratamiento que permite el acercamiento entre el emisor y los receptores, porque el vosotros se aleja tanto del tratamiento de la tercera persona del singular usted, demasiado distante, como del tratamiento de la segunda persona del singular tú, que en algún caso podría ser demasiado cercano o parecer poco respetuoso. Sirve para hacer un llamamiento general.
   
• Segunda persona del singular (tú): es un tratamiento cordial y el más cercano de todos. Se utiliza en comunicaciones en las que queremos transmitir calidez y proximidad a la persona a la que nos dirigimos. En las comunicaciones por correo electrónico, en las que las relaciones entre emisor y receptor son más directas, el tratamiento de tú es habitual y, a la vez, natural.

Hay que ser coherente con la elección hecha y mantener el mismo tratamiento y las concordancias con los verbos y los pronombres a lo largo de todo el texto.

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El uso de los verbos en el tiempo adecuado contribuye a conseguir que el escrito sea preciso, claro y objetivo, como se requiere en la documentación institucional.

El gerundio

El gerundio expresa, en oraciones compuestas, una acción anterior o simultánea a la acción que expresa el verbo de la oración principal (por ejemplo, la causa, el modo, el tiempo, etc.).

Se consideran dentro de este grupo –y por tanto, son aceptables– los gerundios predicativos que acompañan verbos y sustantivos de representación (cuadro, fotografía, grabado…; en pies de foto, dibujos, descripciones de imágenes), de sonidos o percepciones olfativas, o que expresan aparición o presencia de algo o alguien.

En cambio, hay otros usos del gerundio que conviene evitar: cuando expresa posterioridad o consecuencia y cuando equivale a un adjetivo de un nombre. Estos casos se resuelven por medio de la coordinación con la conjunción y o de una oración de relativo.

La perífrasis deber (de) + infinitivo

Cuando se quiere expresar obligación tiene que emplearse deber + infinitivo.

Cuando se quiere expresar suposición o probabilidad puede emplearse deber de + infinitivo o deber + infinitivo.

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Las fórmulas de saludo y de despedida tienen que ser acordes con el grado de formalidad y de conocimiento que hay entre el emisor y el receptor, y deben estar correlacionadas, es decir, ambas corresponderán al mismo grado de formalidad.

Puede pasar que quien escribe no sepa si la persona a quien se dirige es una mujer o un hombre, o bien que el documento que redacta vaya dirigido a un colectivo, como por ejemplo el estudiantado de la UOC. En estos casos (circulares, cartas, correos electrónicos, etc. que enviamos a personas indeterminadas), se recurrirá a fórmulas de saludo mixtas o sin marca de género, según el texto y las posibilidades del contexto.

Las fórmulas de despedida que son una frase, con verbo explícito o sobreentendido, acaban con un punto; si no son frase, se puntúan con una coma.

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